Privacy en meer…


Privacy, WWFT, aansprakelijkheid en meer…

  • Ik hecht veel waarde aan bescherming van de persoonsgegevens van mijn cliënten, in sporadisch voorkomende gevallen delen wij uitsluitend de naam en het email-adres van een cliënt aan een andere cliënt, als dat naar onzes inziens nuttig kan zijn.
  • Vooral in verband met het fiscaal partnerschap is het soms nodig dat belastingadviseurs met elkaar overleggen. Immers, het verschuiven van aftrekposten of heffingsvrijstellingen kan alleen goed gedaan worden wanneer de aangiften van beide partners samen worden berekend. Wanneer je bij mij cliënt bent en je partner is dat bij een collega van ons, dan zal ik het overleg tot stand brengen. Wel met instemming van jou en je partner natuurlijk, want daarbij worden uiteraard privé-gegevens uitgewisseld.
  • De Belastingdienst en de Sociale Diensten krijgen van mij een eerlijk en volledig antwoord wanneer zij vragen stellen over de inhoud van een aangifte of een jaarrekening. Dat is van belang voor een goede verstandhouding met deze instanties en ik ben wettelijk verplicht die informatie te geven.
  • Soms word ik gebeld door een bank die iets wil weten over de jaarrekening van een van mijn cliënten. Alleen na uitdrukkelijke toestemming van mijn cliënt verstrek ik deze informatie.
  • Mijn sites verzamelen verder geen gegevens, werken niet met cookies o.i.d.
  • Ik zal vertrouwelijke informatie (jaarrekeningen, aangiften inkomstenbelasting en meer) uitsluitend via beveiligde email verzenden en niet via open mail. Dat kan lastig zijn, maar we moeten ons houden aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
  • Binnen mijn kantoor heb ik inzicht in alle gegevens van alle klanten. Tijdens het verzorgen van de aangiftes IB heeft de heer Henk Kral eveneens inzicht in deze gegevens.
  • Ik ben verplicht de gegevens minimaal 7 jaar te bewaren en veel gegevens zelfs nog langer.
  • Ik gebruik een externe opslag op een eigen externe harde schijf, om een eigen back up te houden.
  • Als aangiftesoftware maak ik gebruik van de heer Henk Kral zijn toegang tot www.tecknow.nl. Back-ups van aangiften worden in de beveiligde omgeving van deze leverancier opgeslagen. Andere software die ik gebruik is het boekhoudprogramma Mini-pak, dit programma wordt op mijn eigen computer gebruikt en een back up staat bij de heer Henk Kral in verband met het doen van de IB-aangiftes.
  • Identificatie en ongebruikelijke transacties.
    Ook ik moet me houden aan enkele wetten en ik moet voldoen aan verschillende regels. Alle financiële dienstverleners, zijn verplicht de identiteit van onze cliënten vast te stellen en vast te leggen. Bovendien moeten wij ‘ongebruikelijke transacties’ melden. De maatregelen vloeien voort uit de Wet ter voorkoming van Witwassen en Financieren van Terrorisme, de wet WWFT. Het gevolg is dat we al onze (nieuwe) cliënten moeten vragen zich te identificeren. Bovendien moeten we, als we een ‘verdachte’ transactie bij een cliënt vermoeden, dat melden. Kijk voor meer informatie op de pagina WWFT.
  • Wat valt allemaal onder onze aansprakelijkheid?
    Ik doe mijn best om mijn cliënten zo goed mogelijk te adviseren en voor hen aangiften te doen en jaarrekeningen te maken. De kwaliteit van mijn handelen houd ik hoog door te investeren in kennis op fiscaal gebied en in mijn vaardigheden om tijdig en adequaat voor te lichten. Ik maak natuurlijk wel eens fouten. Die herstel ik dan zo snel en zo goed mogelijk en natuurlijk doe ik dat voor eigen rekening.
    Er gaat ook wel eens iets fout omdat ik van mijn cliënt niet alle noodzakelijke gegevens heb ontvangen voor een advies of voor het maken van een aangifte of jaarrekening. Ook al ben ik gewend in gesprekken met mijn cliënten zo veel mogelijk dóór te vragen; ik kan niet alles achterhalen wat mogelijk van belang kan zijn voor een aangifte. Hoe los ik dat op? Ik heb een jaarlijkse vragenlijst met het oog op de jaarrekening en de IB-aangifte. Ik hecht veel waarde aan persoonlijk contact bij het jaarlijks verzamelen van gegevens voor aangiften en jaarrekening. In een gesprek kan ik véél meer zekerheid voor beiden scheppen over de volledigheid en juistheid van de gegevens die ik nodig ben, dan wanneer ik de gegevens per email ontvang. Ik vraag een cliënt, om ons werk kritisch te bekijken opdat mogelijke onvolledigheden en onjuistheden kunnen worden opgelost. Daarvoor hoef je niet altijd deskundig te zijn; gezond verstand is daarbij het belangrijkst. Pas na het kritisch beoordelen, verstuur ik een aangifte met toestemming van de cliënt naar de Belastingdienst.
    Ik ben soms ook kritisch naar onze cliënten. Ik laat me niet gebruiken voor het verkrijgen van financieel voordeel door het opzettelijk gebruiken van foutieve gegevens of achterhouden van relevante informatie.
    Jaarrekeningen die ik maak voor mijn cliënten vallen onder een zogenaamde samenstellingsverklaring. Die luidt: Mijn werk is vooral het verzamelen, verwerken en samenvatten van de geleverde financiële gegevens. Voor de inhoud van de jaarrekening kan ik daarom geen aansprakelijkheid op mij nemen. Dit is een gebruikelijke verklaring om een voorbehoud te maken voor de aansprakelijkheid voor mogelijke onjuistheden in een aangifte of jaarrekening. Ik voel mij verantwoordelijk voor de kwaliteit van mijn werk, maar ik kan dat niet zijn voor de juistheid en volledigheid van de gegevens die aan mij verstrekt zijn. Een helder onderscheid voor mijzelf, voor onze cliënten en voor andere instanties die gebruik maken van onze opgaven.
  • Ik ben zelf de verantwoordelijke functionaris voor de gegevensbescherming.
  • Indien u vragen hebt, neem dan contact op met rjmulder@mag-groningen.nl                      of bel 050-2115207.

WWFT


Ons kantoor valt onder de ‘Wet ter voorkoming van Witwassen en Financiering van Terrorisme’, evenals bijvoorbeeld banken en notarissen. De Wwft is enerzijds gericht op de vaststelling van de identiteit van de klant en anderzijds op een inschatting van het risico op witwassen en terrorismefinanciering, alsmede op het melden van ‘ongebruikelijke transacties’.


In het kader van de WWFT moeten we de identiteit van onze klanten en achterliggende personen vaststellen. Voor klanten van vlees en bloed volstaat het veelal als we de identiteit checken aan de hand van een geldig legitimatiebewijs (paspoort, identiteitskaart, rijbewijs). Wij maken daarvan graag een kopie voor ons dossier (toezending door de cliënt is normaliter niet voldoende). Voor rechtspersonen, zoals B.V.’s en stichtingen, kunnen we doorgaans uit de voeten met een kopie-uittreksel van de Kamer van Koophandel of een kopie van de oprichtingsakte. Daarnaast hebben we de gegevens nodig van bestuurders en aandeelhouders (met een belang van tenminste 25%). Speciale aandacht is er voor de ‘PEP’ (politically exposed persons), waarbij volgens internationale opvattingen een verhoogd risico op witwassen en terrorismefinanciering bestaat.

Wij zijn wettelijk verplicht een ongebruikelijke transactie te melden als een cliënt aan of via ons een kastransactie verricht van € 15.000 of meer. Maar ook als wij andere transacties constateren die leiden tot het vermoeden dat sprake kan zijn van witwassen of terrorismefinanciering moet dat door ons gemeld worden. Vermoedens van witwassen (en terrorismefinanciering) moeten door ons worden gemeld bij de Financial Intelligence Unit Nederland (FIU-NL). 

U zult in de praktijk weinig last hebben van het bovenstaande. Buiten het feit dat we uw hulp nodig hebben bij de identificatieplicht, proberen we u er dan ook niet mee lastig te vallen!

Meer over de WWFT kunt u lezen in de folder Algemene leidraad WWFT van de belastingdienst.